Los Costos Ocultos de Producción

.

Estimado Amigo Gráfico,

La conciencia, la determinación y finalmente la eliminación de los costos ocultos en la producción es existencial para la imprenta. Los costos ocultos son el cancer que se come hasta todas las ganancias de un trabajo impreso. En la mayoria de las imprentas el verdadero monto total de los costos ocultos es desconocido.

I – Definición

Los costos ocultos son costos realizados en la producción pero no estan cubiertos por la cotización del producto impreso. En otra palabra el cliente no paga estos costos – es la imprenta – se reducen hasta de forma peligrosa las ganancias y así indirectamente la líquidez. En la mayoría de los casos sin darse cuenta la empresa. Una situación  muy delicada en tiempos donde es difícil de conseguir financiamiento externo rápido y barato.
.

II – ¿Donde se crean los costos ocultos?

Logicamente se crean en todas las etapas de producción. En pre impresión, impresión, pos impresión y despacho. Los costos ocultos de mayor monto siempre estan relacionados con maquinaria de costo por hora muy alto, por ejemplo las prensas multicolor o equipos de terminación automatizada.

III – Costos ocultos notorios

Más pronunciados montos de costos ocultos producen trabajos repetetivos (típico: suplementos para diarios o revistas con una frecuencia regular de publicación y producción!) por la notoria falta de actualizar los costos y tiempos reales a favor de un  precio más competetivo o por compromiso comercial con el cliente (editoriales).

Máximos costos ocultos se deben esperar después del siguente enunciado clásico del dueño: “Mirá este folleto vamos a cobrar igual que el trabajo para fulano tal. ¿Se acuerda?”
.

IV – Costos ocultos en la práctica

1- Corrección de datos digitales en preprensa (bajo costo/hora)

Un considerable monto de costos ocultos se realizan durante la corrección de los archivos digitales defectuosos del cliente que por competencia de precio no se rechazan durante el pre flight (la revisión). Se acceptan los errores y se corrigen sin cobrar al cliente. Este tiempo invertido en la corrección de los archivos es tiempo no cotizado ni cobrado pero pagado por la imprenta.

2- VoBo de Color en Máquina (alto costo/hora)

Costos ocultos realizados en una prensa tienen un monto extremamente más alto. Existen estadísticas internacionales con los costos estandares por hora para diferentes prensas. Estos costos/hora estandar siempre toman en cuenta el valor del equipo, su depreciación completa en 10 años y el grado de ocupación (turnos con tiempo productivo o productivo auxiliar).

.
Situación típica  – vivida en la práctica – el VoBo de color en máquina:

• Espera al cliente: 1 hora

• Discusión sobre el color con cliente, diseñador, ventas, gerente de producción, jefe de taller, prensista: 1 hora

• Corrección adicional del color en preprensa con juego nuevo de planchas CtP: 1:35 hora

Un total de tres horas y 35 min. adicionales, no cubiertas por la cotización: 35 min. del CtP (¡En este tiempo no puede exponer otros trabajos planificados!) más 3 horas/máquina de la prensa sin producir pagadas por la imprenta.

Desglosado en:

• una hora de “tiempo no productivo” y
• dos horas en “tiempo productivo auxiliar” (setup)
• 35 min. tiempo productivo (del CtP) adicional con atrazo de otros trabajos.

¿Fueron estimados los tiempos tal cual? – ¿Se tomó en cuenta el atrazo en la planificación? – Asegurado que no. ¿Porqué entonces no realizar la prueba de color directamente en prensa o contar con un sistema de gestión de color digital.

V – Determinación de los costos ocultos

En caso de trabajar con tiempos y costos estandarizados de la “Estandarización de Tareas” (Workflow) la determinación del monto y del lugar de los costos ocultos es muy fácil. Nada más se realiza una pos cotización del trabajo basado en los tiempos reales registrados. Estos tiempos reales se comparan (benchmarking) con los tiempos y valores estimados.
.


VI – Eliminación

Realizando el benchmarking de los costos ocultos significa investigar las razones de su creación y tambien significa de tomar acciones para evitar las mismas situaciones en el futuro. Acciones de eliminación son:

• Revisión, corrección y actualización de los tiempos estandarizados en producción
• Eliminar rutinas con alto riesgo de costo oculto (por ejemplo el VoBo en prensa)
• Agregar un sistema de gestión de colores (referente el color digital)
• Mejorar el mantenimiento preventivo de los equipos y máquinas
• Eliminar cuellos de botella en producción
• Invertir en máquinaria nueva
• Capacitar el personal
• Realizar siempre (!) pos cotización por medio de un sistema de gestión y control de producción computarizado

VII – RESUMEN

Los costos ocultos son peligrosos para la existencia de la empresa gráfica. Es muy importante de sacarlos de lo oculto, conocerlos en su totalidad (por trabajo, por semana, por mes, hasta por año, trabajos regulares y trabajos repetetivos) y eliminar sus raizes dentro de la producción. Los costos ocultos actuan como un cancer en la producción de la empresa y tienen la fatal característica de aumentarse con mayor productividad.

OJO

¡TRABAJAR SIN ESTANDARIZACIÓN -> MÁS COSTOS OCULTOS!

¡MANEJO O GESTION ESPONTANEO DE LA PRODUCCIÓN -> MÁS COSTOS OCULTOS!

¡MÁS TRABAJOS REPETETIVOS -> MÁS COSTOS OCULTOS!

!MÁS PRODUCTIVIDAD -> MÁS COSTOS OCULTOS¡

.

cordiales saludos gráficos

rw

.

.

.

.

.

.

.

Anuncios

~ por wpcinternacional en 14 febrero 2010.

10 comentarios to “Los Costos Ocultos de Producción”

  1. Definitivamente no nos gusta aceptar que tenemos fallas en la retroalimentación de nuestra información, ahora con relación a los costos ocultos ni hablar porque todavia hay empresas medianas tirando a grandes que cotizan a ojo, otras de acuerdo al marrano, otras ni siquiera saben la rentabilidad de su empresa. Sería bueno que los gerentes leyeran ALICIA EN EL PAIS DE LAS MARAVILLAS, cuando Alicia le pregunta al gato… tengo varios caminos cual escojo, y el gato sabiamente le dice donde quieres ir; NO SÉ REPONDE ALICIA… el gato responde si no tienes una meta puedes cojer cualquiera.
    Gracias y buenas tardes.
    Constantino

  2. Excelente página para consultas, inclusive para nuestros alumnos que desean investigar mas.

    Sigan adelante.

    Felicidades!

  3. Una herramienta necesaria para controlar los costos ocultos es el contar con informacion de gestion, oportuna, exacta y confiable ( basados en informes contables financieros, que son datos oficiales y reales)que permita determinar estandares de produccion sobre los cuales realizar las cotizaciones correspondientes.Ademas, el mantener procedimientos de control de procesos productivos con estandares de tiempo y productividad permiten determinar estandares mas especificos para un buen control.

    • Estimado Ignacio,

      compartiendo en un 100% su comentario – EXCELENTE. Sin embargo una gran cantidad de empresas graficas no quieren conocer sus costos reales de producción ni todos sus costos ocultos.

      rw

  4. gracias por la aclaracion,la verdad es que poco manejamos esos costos

    • Pero son importantissimos a controlar y eliminar por que comen la liquidez financiera de la imprenta. Se determinan aplicando una pos cotización en cada trabajo realizado. Comparación de lo cotizado (estimado) con lo real.
      salu2

      rw

  5. mas productividad-mas costos ocultos,se puede entender produccion innecesaria?-sobre inventario?

    • Jose,

      costos ocultos son los costos que son directamente relacionados a la producción. Los cotizados costos estandarizados de un producto impreso versus los reales costos en el desarrollo del producto en el taller. La diferencia en costos (hora maquina x tiempo) provocados por diferencias en los tiempos si los reales son mayores a los cotizados son los costos ocultos.
      Ejemplo: Visto bueno de color en prensa.
      Cotizado: 30 min (por hora maquina)
      Realidad:
      + Esperando el cliente 60 min,
      + Visto bueno por mucha discusión 60 min.
      Tiempo total 120 min (x hora maquina).
      La diferencia de 90 minutos (x hora maquina) son los costos ocultos.
      Listo.
      Con más productividad se imprimen más trabajos por turno pero tambien hay posibilidad de generar mas costos ocultos en preprensa, impresión, terminación y despacho.
      salu2

      rw

  6. Muy interesante este temsa de los costos ocultos. En nuestro país se da mucho por la sencilla razon de la competitividad tenemos clientes que ellos mismos terminan poniendo el precio, este es otro costo oculto. Los imprenteros en nuestro país considero que no sabemos calcular los costos reales mediante un metodo profesional que nos prevenga de estos costos no cobrados.

    • Gracias Ovidio por el comentario. Estamos de la misma opinion de no conocer y eliminar los costos ocultos ponemos en peligro nuestra existencia comercial como empresa grafica a mediano y largo plazo. Un programa simple de cotizacion es por ejemplo LITOPLAN (www.litoplan.com).

      salu2

      rw

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

 
A %d blogueros les gusta esto: