Sistema de Información Para La Gestión Empresarial (MIS) – A Preparar la Implementación

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Estimado Amigo Gráfico

A partir de una prensa multicolor es indispensable de contar con un Sistema Computarizado de Información para la Gestión (MIS Management Information System) en la imprenta Pyme por la difícil situación de los mercados y la necesesidad de determinar el “precio justo” del producto impreso. Principal razon de manejar la empresa gráfica de forma eficiente y eficaz a bajos costos de operación.

El sistema apoya entonces las funciones primarias gerenciales:

• Planificación (dirección, diversificación, operación)
• Organización (recursos como gente, espacio, equipo y servicios)
• Coordinación (de los diferentes departamentos de la empresa)
• Tomar decisiones (sobre organización, productos, servicios, empleados, tecnología informatica)
• Control y monitoreo (controlar, supervisar y monitorear las actividades)
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Definir claramente los objetivos del proyecto

La clave del éxito en la implementación de cualquier software nuevo de gestión es comprender bien el estado actual de la empresa y definir objetivos claros del proyecto. Estos objetivos deben ser realistas pero ambiciosos y deben ser medibles.

En función del tamaño de su imprenta y del ámbito de actuación del software de gestión (MIS) que le interesa comprar, la necesidad de tiempo para este paso de diagnóstico, investigación, preparación y capacitación para la implementación puede durar desde 4 meses hasta un año. Importante es la colaboración de sus empleados en el proceso.
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Adaptarse a una diferente forma de pensamiento

Es necesario de iniciar con un grupo o comité de trabajo de la empresa en el cual participan los especialistas internos de la empresa, los especialistas internos son los empleados de más experiencia en cada área de la empresa como producción, ventas, administración y otros. Sin duda los modules de producción y administración del MIS son los más importantes y más urgentes a implementar para el control y monitoreo de calidad, de los tiempos y costos estandarizados, la contabilidad, facturación y los recursos humanos.
En cada área se especifica por donde y por qué se pueden producir problemas en la organización formal de la imprenta. Durante el trabajo de la implementación y el puesto en marcha blanca del sistema los especialistas deben ser liberados de sus rutinas diarias de trabajo. Este comité asegura de mantener los costos dentro del presupuesto y cumplimiento con el limite de tiempo planificado.
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Definir un presupuesto y un calendario para la implementación

Los objetivos del proyecto MIS ya estan desarrollados y el equipo está preparado para el cambio, pero sigue algo crucial que considerar: definir un presupuesto y desarrollar el calendario (cartagán). Para ello, se divide el proyecto principal en sub-proyectos más pequeños y se asigna una persona para cada uno de ellos. Defina un objetivo para cada sub-proyecto. Divida el proyecto o sub-proyecto en mínimo 10 hasta máximo 20 puntos claves (tareas) con resultados precisos definidos.

Asigne fechas de entrega y un número de horas estimado para cada tarea. La definición de objetivos crea un mapa de logros de los objetivos que marca dónde deben comenzar, dónde reflejarse, y dónde y cuándo celebrarse. Este mapa le permitirá comprobar en qué fase del proceso se encuentra y si su imprenta está consiguiendo o no los logros definidos para acercarle cada vez más a los objetivos principales definidos.

Adaptar las tareas de la empresa al software

De esta forma se logra de adaptar las tareas de la imprenta lo más fácil posible al formato del programa que se va comprar. Recuerda que es sumamente caro para una imprenta Pyme de hacer a adaptar el software hacia las rutinas de trabajo de la empresa aun si los dueños lo ven como el camino más fácil.
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Debe existir claridad que por razones económicas a veces se deben cambiar muchas de los costumbres y rutinas actuales comerciales para una exitosa implementación de un sistema de gestión de información de producción y administración computarizado MIS.

Cordiales saludos gráficos

rw

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~ por wpcinternacional en 12 marzo 2012.

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