Sugerencias para adquirir un Programa de Gestión de Producción Gráfica (Management Information System – MIS)

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Estimado Amigo Gráfico

Un componente indispensable en una imprenta a partir de una prensa multicolor es un sistema computarizado de gestión de producción. Internacionalmente conocido como MIS – Management Information System. En su versión básica contiene los módulos de cotización y facturación de los trabajos realizados, pero esencial en una imprenta moderna son los módulos adicionales de gestión de producción como control de calidad, planificación de la producción, control de tiempos y costos estandarizados de producción inclusive los costos ocultos, gestión de materiales e insumos, gestión de personal, finanzas e inversión.
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Programas MIS hay desde US$ 1.500 hasta US$ 500.000. o desde US$ 700 por mes durante 3 años o US$ 700 por mes durante toda la vida. Por la gran variedad en precio y características de sus módulos ofrezco una pequeña guia de compras con serias sugerencias para lograr a encontrar el programa ideal para su imprenta, sin embargo propia investigación y evaluación es indispensable. Cuidado de tratar de adaptar un programa a la rutina – a veces – caotica de producción, esto sale extremamente caro. Mas económico es de adaptar y ordenar su producción hacia la estructura del programa.

1- Haga un poco de investigación de mercado, primero en el Internet después en las ferias comerciales para lograr conocimiento de precio y algo sobre el mercado objetivo de los programas MIS.

Hay un sistema de MIS para todos los tamaños y tipos de negocios pero no todo será el adecuado para usted. Si usted es “RR Donnelly” usted está buscando un conjunto único de las cosas, en comparación con “Imprenta Fulanotal S.A.. Todo es posible a su precio!
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Sea realista que, por lo general se obtiene lo que se paga. ¿Cual empresa MIS puede sobrevivir dando capacitación, apoyo y desarrollo si su producto es demasiado barato? Piense en esto ¿cómo pueden sobrevivir? El viejo dicho es valido: Si el acuerdo parece demasiado bueno para ser verdad, probablemente lo es!” Igualmente no se debe desear funciones que no puede permitirse.

2- Una vez que tenga una idea de presupuesto establece sus criterios de compra

Define bien lo que es importante para usted (qué características y módulos se necesitan) priorizar estos en “debe tener” y “es agradable de tener” usted definitivamente no puede conseguir todo en su presupuesto.

3- Haga un poco investigación de fondo p.e. controles financieros sobre el proveedor

¿Cuánto tiempo están en el mercado?
¿Quebraron anteriormente y ya están activos bajo un nuevo nombre?
¿Cuántas instalaciones tienen ellos (no licencias)?
¿Cual es el patrimonio neto financiero?
¿Alguno de los Directores ha sido golpeado comercialmente o hay alguna sentencia judicial en contra de la empresa?

4- Pida referencias de imprentas similares a usted, pero en un mercado o área geografíca neutral, no de impresores competidores

Pregunta para varios no dejes que el proveedor del MIS darle su cliente “estrella”. No esperes a visitarlos (la mayoría de los impresores no lo permiten) pero la mayoría estarán encantados de hablar con usted por teléfono.
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5- No se limite a mirar solo el ahora, haga una proyección al futuro ¿dónde ve usted su empresa en 3 a 5 años?

Tal ves el comercio va enfocado más en línea? Mercadeo Digital? De gran formato? Asegúrese de que el proveedor tiene (o tendrá) los módulos disponibles y está desarrollando el software para seguir las tendencias del mercado. También asegúrese de que entiende los costos de actualización del programa adjuntos.

6- Mire de cerca la cantidad de entrenamiento necesario / horas de implementación cotizados

Si el proveedor recomienda unos 21 días de entrenamiento para empezar no dice eso algo sobre la complejidad del producto? ¿Usted puede permitirse tantos días afuera de negocio?

7- ¿Cómo es la forma de venta del software o licencia?

¿Es usted “propietario” de los derechos de uso del software en forma permanente? … ¿Es vendido en un modelo SaaS (Software-as-a-service) en el cual se paga un alquiler mensual (para siempre).

8- Solicite una demostración del producto utilizando información de trabajos y procesos de su imprenta

No pida un sistema ENSAYO ensayos no funcionan, a menos que se trata con un simple paquete de bajo costo. ¿Cómo se puede esperar ejecutar un sistema de prueba / demo sin su configuración de datos y sin haber tenido ninguna formación en el producto? Entonces usted tiene que encontrar tiempo en su día ocupado para hacer una revisión. Así que todo lo que sucede si el ensayo termina y te has quedado sin tiempo y todavía falta seguridad en su evaluación del producto.

Mejor conseguir a alguien que sabe lo que están haciendo con el sistema para mostrar a usted, pero lo importante es darles la mayor cantidad de información posible acerca de la configuración de su imprenta, y quizás alguna información relevante de un trabajo un trabajo típico de impresión para ejecutar en el MIS.
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No sueñe de lo más complejo que se pueda imaginar, no – solo algo típico. Todo lo que usted está buscando para lograr es ver el “principiode cómo se hace en el programa. Basado en sus criterios de compra también, pida ver algunos de los demás procesos y qué fácil o rápido está en el sistema y que nivel de integración tiene todo esto.

9- Asegúrese de comparar de igual a igualentre los sistemas

Asegúrese de que su presupuesto incluye todos los costos de software, instalación, capacitación, implementación y los costes en el futuro, del segundo año Asegúrese de que no hay “consultoría” ambigua costos de redacción de informes“, costos de integración” o costos “de aplicación”.

10- ¿Cuáles son los costos del futuro, del segundo año?

¿Hay bajos costos iniciales, pero luego sus costos de uso son altas y que están vinculados en largos contratos?
¿Qué sucede si usted deja de pagar el “apoyo” o cuota mensual hace el bloqueo del software y se pierde el acceso a sus datos?
¿Quién es dueño de sus datos, dónde se almacenan los datos y qué tan seguro es?

11- Consulte a su personal – que pueden tener diferente afinidad a la computación y aplicaciones

Algunos pueden ser conocedores de la informática o incluso han utilizado un MIS anteriormente otros no. Esto hace que “la facilidad de uso” como muy importante … cuando los sistemas MIS fallan, generalmente fracasan debido a la “reacción violenta del usuario” (los usuarios no quieren o no pueden utilizarlo). El hecho de que usted lo entienda, no significa que lo harán ellos.
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12- ¿Con qué frecuencia hay actualizaciones y están incluidos en su plan de servicio?

Algunos planes sólo incluyen actualizaciones menores. Revisiones importantes deben ser pagados adicionalmente. En otros casos todas las actualizaciones son de pago. Se basa en apoyo ilimitado, o pagadero por horas?

13- ¿Qué hardware / infraestructura es necesaria para el software?

¿Hay licencias de terceros (por ejemplo, licencias de SQL) para comprar por encima del precio de compra. Como funciona el intercambio de datos de producción plataforma Apple versus el MIS en plataforma PC? Estos costos pueden montar de forma masiva. Tal vez el sistema necesita varios servidores adicionales dedicados pedir cifras aproximadas para evitar costos ocultos!

14- Algunas aplicaciones MIS para Pymes

– Efi-Metrix
– Aramis
– E-Calc
– Bremen
– Calc Graph
– Litoplan (solo cotización)
– SisPro
– Prisma
– Press Wise
– Taurus

y muchas otras más.

15- Observaciones

En los mercados actuales con reducidos margenes de ganancia en cada trabajo es clave de contar con un excelente sistema de gestión de producción con sus módulos de revisión y control de costos de producción para asegurar conocer las ganancias y perdidas reales en cada trabajo, incluyendo los fatales costos ocultos.

Contando con esta información objetiva de la producción da la posibilidad de desarrollar estratégias de precio para clientes nuevos adquiridos en línea por su nuevo sistema de mercadeo digital. Solo un sistema MIS da esta posibilidad de una gestión más flexible de la producción con todos los datos comerciales necesarios a su rápido alcance.

Para la implementación del mercadeo multicanal es indispensable de contar con un modulo de planificación de la producción en tiempo real, para integrar las ventas digitales en la producción de venta convencional.

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con cordiales saludos gráficos

rw

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~ por wpcinternacional en 16 mayo 2015.

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